RODO

INFORMACJE O SPOSOBIE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ AKORD FABRYKA MEBLI M. ZAJĄC, W. ZAJĄC SPÓŁKA KOMANDYTOWO-AKCYJNA

Mając na uwadze artykuł 13 oraz 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady Unii Europejskiej 2016/679 (RODO) przekazujemy informacje o zasadach przetwarzania danych osobowych przez Akord Fabryka Mebli M. Zając, W. Zając spółka komandytowo-akcyjna z siedzibą w Koprkach. 

1. Administrator i inspektor ochrony danych 

1.1. Administratorem danych osobowych jest Akord Fabryka Mebli M. Zając, W. Zając spółka komandytowo-akcyjna z siedzibą w Koprkach, ul. Jaśminowa 19, 05-850 Koprki, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla. m.st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000963226, NIP: 5241012622, REGON: 010895012, adres e-mail: rodo@akord.net.pl.

1.2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. 

1.3. Z Inspektorem można się skontaktować w sprawach dotyczących ochrony danych, w tym realizacji praw, które przysługują osobom, których dane dotyczą. Kontakt z Inspektorem jest możliwy pod adresem rodo@akord.net.pl lub pocztą tradycyjną pod adresem ul. Jaśminowa 19, 05-850 Koprki.

2. Kategorie przetwarzanych danych

2.1. Administrator może przetwarzać m.in. następujące kategorie danych osobowych: dane identyfikacyjne, dane adresowe, dane kontaktowe oraz ewentualnie inne dane, jeżeli są one niezbędne do celów, w których Administrator przetwarza dane.

3. Cele przetwarzania danych 

3.1. Administrator może przetwarzać dane osobowe w celu: 

       3.1.1. wykonania umowy lub podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą przed zawarciem umowy; 

                 3.1.1.1. jeśli stroną umowy jest osoba, której dane dotyczą, to podstawą prawną przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. b RODO; 

                 3.1.1.2. jeśli stroną umowy nie jest osoba, której dane dotyczą, to podstawą prawną przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ zawarcie takiej umowy jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora;

                 3.1.1.3. podanie danych osobowych w przypadku tego celu przetwarzania jest dobrowolne, ale jest warunkiem podjęcia działań przed zawarciem umowy a następnie zawarcia tej umowy; 

                 3.1.1.4. bez podania danych zawarcie umowy nie będzie możliwe; 

        3.1.2. dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami innych podmiotów; 

                 3.1.2.1. podstawą prawną przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ realizacja swoich praw w razie ewentualnego sporu jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora;

                 3.1.2.2. w przypadku tego celu przetwarzania Administrator prawdopodobnie będzie dysponował już danymi osobowymi; 

                 3.1.2.3. podanie innych danych osobowych może być jednak wymogiem ustawowym wynikającym z prowadzonego sporu, ale będzie to zależeć od konkretnej sytuacji;

        3.1.3. prowadzenia, analizowania i weryfikacji prowadzonych rozmów telefonicznych;

                 3.1.3.1. podstawą prawną przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ nagrywanie rozmów pozwoli zapewnić najwyższe standardy obsługi i bezpieczeństwa, co jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora;

                 3.1.3.2. w przypadku tego celu przetwarzania danych osobowych kontynuowanie rozmowy po wysłuchaniu komunikatu jest dobrowolne; 

                 3.1.3.3. podanie danych osobowych może się jednak okazać konieczne do odpowiedzi na pytania lub udzielenia informacji, o które dana osoba poprosi w trakcie rozmowy telefonicznej;   

        3.1.4. udzielania odpowiedzi (telefonicznie, za pomocą korespondencji pocztowej lub e-mail) na skierowane na zapytanie lub korespondencję osoby, której dane dotyczą do Administratora; 

             3.1.4.1. podstawą prawną przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ odpowiadanie na zapytania lub korespondencję, aby zapewnić najwyższe standardy obsługi i bezpieczeństwa jest prawnie uzasadnionym interesem Administratora;

                 3.1.4.2. podanie danych osobowych w przypadku tego celu przetwarzania jest dobrowolne, ale może być konieczne, żeby dana osoba mogła skontaktować się z Administratorem i uzyskać odpowiedź; 

                 3.1.4.3. bez podania danych uzyskanie odpowiedzi od Administratora może nie być możliwe, ale będzie to zależeć od konkretnej sytuacji; 

        3.1.5. wypełniania obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, takich jak na przykład prowadzenie dokumentacji księgowej i rachunkowości zgodnie z obowiązującymi przepisami;

                 3.1.5.1. podstawą prawną będzie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

                 3.1.5.2. podanie danych, które są przetwarzane w tym celu jest wymogiem ustawowym; 

                 3.1.5.3. brak podania danych uniemożliwiłby zawarcie umowy lub w konkretnym przypadku na przykład wystawienie faktury;

         3.1.6. w celu umożliwienia udziału w procesach rekrutacyjnych prowadzonych przez Administratora;

                 3.1.6.1. w zakresie prowadzonych procesów rekrutacyjnych - podjęcie przez Administratora działań na żądanie kandydata na pracownika (tj. rozpatrzenia zgłoszenia do pracy), przed ewentualnym zawarciem umowy; w takim przypadku podstawą prawną przetwarzania danych osobowych będzie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

                 3.1.6.2. w zakresie procesów rekrutacyjnych, które mogą być prowadzone w przyszłości - wyrażona przez kandydata na pracownika dobrowolna zgoda; w takim przypadku podstawą prawną będzie art. 6 ust. 1 lit. a RODO;

                 3.1.6.3. podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do udziału w procesie rekrutacyjnym;

         3.1.7. prowadzenia marketingu bezpośredniego produktów i usług Administratora;

                 3.1.6.1 podstawą prawną przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, ponieważ marketing bezpośredni produktów i usług Administratora jest jego prawnie uzasadnionym interesem;

               3.1.6.2 przetwarzanie danych w celu przesyłania treści marketingowych mailowo lub przekazywania ich telefonicznie będzie miało miejsce tylko, jeśli osoba, które dane dotyczą wyraziła zgodę na otrzymywanie informacji handlowych mailowo lub odpowiednio na korzystanie z jej numeru telefonu w celach marketingowych;

                 3.1.6.3 podanie danych osobowych w przypadku tego celu przetwarzania jest dobrowolne;

                 3.1.6.4 w przypadku braku podania danych osobowych takich jak numeru telefonu lub adresu e-mail osoba, której dane dotyczą nie będzie otrzymywała treści marketingowych;

                 3.1.6.5 w ramach tego celu przetwarzania danych osobowych Administrator może również dobierać i przedstawiać Użytkownikom oferty i treści marketingowe dostosowane do ich potrzeb w oparciu o profilowanie.

4. Odbiorcy danych

4.1. Administrator może udostępnić dane osobowe odbiorcom, którzy przetwarzają dane w imieniu Administratora lub przetwarzają dane osobowe jako odrębni, niezależni administratorzy. 

4.2. Administrator udostępnia odbiorcom dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, na przykład w oparciu o umowy powierzenia przetwarzania danych. 

4.3. Administrator może udostępnić dane osobowe swoim podwykonawcom (podmiotom, z usług których korzysta przy przetwarzaniu) takim jak: 

       4.3.1. dostawcy usług takich jak poczta elektroniczna, dysk wirtualny i aplikacje biurowe, w tym aplikacje służące komunikacji;

       4.3.2. podmioty świadczące usługi marketingowe;

       4.3.3. podmioty świadczące usługi obsługi i utrzymania systemów IT;

       4.3.4. dostawcy narzędzi do zbiorczej wysyłki e-maili i smsów;

       4.3.5. dostawcy narzędzi do prowadzenia marketingu (na przykład chatbotów); 

       4.3.6. doradcy prawni, podatkowi i księgowi. 

4.4. Administrator jest uprawniony do udostępnienia danych osobowych również innym podmiotom, jeśli obowiązek taki wynika z przepisów prawa. 

5. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

5.1. Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, z wyjątkiem udostępniania danych podwykonawcom Administratora (podmiotom, które przetwarzają dane w jego imieniu), którzy dostarczają Administratorowi narzędzia, aplikacje lub świadczą na jego rzecz usługi. 

5.2. Transfer danych poza Europejski Obszar Gospodarczy może nastąpić, jeśli jest to zgodne z obowiązującymi przepisami (na przykład na podstawie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO)). Klauzule są dostępne w Internecie, na stronie Komisji Europejskiej (ec.europa.eu). Klauzule mogą zostać również udostępnione przez Administratora na prośbę osoby, której dane dotyczą.

6. Okres przechowywania danych

6.1. Okres przechowywania danych osobowych jest ściśle powiązany z celem ich przetwarzania, dane osobowe nie będą przetwarzane dłużej niż przez okres, który wynika z celu w jakim zostały zebrane.

6.2. Dane osobowe przetwarzane:

       6.2.1. w celu: 

                    6.2.1.1. podjęcia działań przed zawarciem umowy – będą przechowywane przez okres 2 lat od dnia podjęcia tych działań, o ile nie doszło do zawarcia umowy;

                    6.2.1.2. wykonania umowy – będą przechowywane przez okres w jakim umowa jest realizowana i przez okres potrzebny do przedawnienia roszczeń;

        6.2.2. w celu dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami innych podmiotów – będą przechowywane przez okres potrzebny do przedawnienia roszczeń;

        6.2.3. w celu udzielenia odpowiedzi na zapytania lub korespondencję – będą przechowywane przez okres 1 roku od momentu przesłania zapytania lub korespondencji; 

        6.2.4. w celu analizowania i weryfikacji nagrań z prowadzonych rozmów telefonicznych – będą przechowywane przez okres 30 dni od momentu przeprowadzenia rozmowy;

        6.2.5. w celu wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Administratorze – będą przechowywane przez okres wymagany przepisami prawa;

        6.2.6. w celu umożliwienia udziału w procesach rekrutacyjnych Administrator przechowuje przez okres 1 roku od ich zebrania – jeżeli kandydat na pracownika wyraził stosowną zgodę, natomiast jeśli zgoda nie została wyrażona dane osobowe są usuwane niezwłocznie po zakończeniu danego procesu rekrutacji; w przypadku gdy zgoda została wycofana dane osobowe są usuwane niezwłocznie po otrzymaniu przez Administratora oświadczenia o cofnięciu zgody;

        6.2.7. w celu prowadzenia marketingu bezpośredniego produktów i usług Administratora – będą przechowywane do momentu:

                 6.2.7.1. zgłoszenia sprzeciwu względem ich przetwarzania w tym celu, lub

                 6.2.7.2. cofnięcia zgody na otrzymywanie informacji handlowej lub na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

7.1. Osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:

       7.1.1. prawo dostępu do podanych danych osobowych oraz prawo otrzymania ich kopii;

       7.1.2. prawo do sprostowania danych osobowych;

       7.1.3. prawo do usunięcia danych osobowych;

       7.1.4. prawo do żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych;

       7.1.5. prawo do przeniesienia danych osobowych; 

       7.1.6. prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych; 

       7.1.7. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). 

7.2. W przypadku, gdy przetwarzanie danych odbywa się na podstawie zgody, osoba, której dane dotyczą ma również prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

7.3. Prawo do cofnięcia zgody dotyczy również zgody na otrzymywanie informacji handlowej i zgody na używanie telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego. 

7.4. Osoba, której dane dotyczą może w szczególności w dowolnym momencie zgłosić sprzeciw wobec przetwarzania dotyczących jej danych osobowych. 

7.5. W celu wykonania swoich praw osoby, których dane dotyczą, mogą skontaktować się z Administratorem. 

7.6. Osoba, której dane dotyczą może zwrócić się do Administratora również w celu uzyskania informacji na temat tego, dlaczego Administrator uznał, że może przetwarzać dane osobowe na podstawie prawnie uzasadnionych interesów.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

8.1. Administrator nie podejmuje wobec osób, których dane dotyczą decyzji, które opierają się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, i wywołują wobec tych osób skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływają.

9. Źródło danych

9.1. Administrator mógł pozyskać dane osobowe: 

       9.1.1. bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą;

       9.1.2. od przedstawiciela osoby, której dane dotyczą lub podmiotu, z którym ta osoba jest związana (np. jej pracodawcy);

       9.1.3. od innej osoby, która przekazała, że osoba, której dane dotyczą jest zainteresowana ofertą Administratora; 

       9.1.4. Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej lub innych źródeł ogólnodostępnych;

       9.1.5. od partnerów zewnętrznych Administratora.